बही-खाता

ध्यान दें कि खाता-बही एक अलग विषय है।

बही-खाता या पुस्तपालन या बुककीपिंग एक ऐसी पद्धति है जिसमें किसी कम्पनी, गैर–लाभकारी संगठन या किसी व्यक्ति के वित्तीय लेनदेन के आंकड़ों का प्रतिदिन के आधार पर भंडारण, रिकॉर्डिंग और पुनर्प्राप्त करना, विश्लेषण और व्याख्या करने की प्रक्रिया शामिल होती है। इस प्रक्रिया में बिक्री, प्राप्तियां, लेनदेन में खरीद, और किसी व्यक्ति/निगम/संगठन द्वारा भुगतान आदि सम्मिलित किए जाते हैं। बुककीपिंग, एक बुककीपर द्वारा किया जाता है जो किसी व्यवसाय के प्रतिदिन के वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करता है।

प्रक्रिया के लिए शुद्धता इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि व्यक्तिगत वित्तीय लेनदेन के रिकॉर्ड सही, व्यापक और अद्यतन (अप–टू–डेट) हैं। प्रत्येक लेनदेन, चाहे वह बिक्री हो या खरीद हो, दर्ज किया जाना चाहिए। बुक कीपिंग के लिए स्थापित संरचनाएं होती हैं जिन्हें ‘गुणवत्ता नियंत्रण‘ कहा जाता है। ये संरचनाएँ समय–समय पर वित्तीय लेनदेन के भंडारण, रिकॉर्डिंग और पुनर्प्राप्ति और सटीक रिकॉर्ड सुनिश्चित करने में सहायता करतीं हैं।

'बही-खाता' दो प्रविष्टियों वाली (डबल इंट्री) पुस्तपालन (बुककीपिंग) की भारतीय पद्धति है। प्रायः १४९४ में लिखित पिकौलीज समर (Pacioli's Summar) को अंकेक्षण का प्राचीनतम ग्रंथ माना जाता है किन्तु बही खाता का प्रचलन भारत में उससे भी पूर्व कई शताब्दियों से है। बही-खाता की पद्धति भारत में यूनानी एवं रोमन साम्राज्यों के पहले भी विद्यमान थी। इससे यही अनुमान लगाया जा सकता है कि भारतीय व्यवसायी अपने बही-खाता अपने साथ इटली ले गये और वहीं से द्विप्रविष्टि प्रणाली पूरे यूरोप में फैली।

• (१) पुस्तपालन एक विज्ञान है क्योंकि यह व्यवस्थित ज्ञान का प्रतिनिधित्व करता है। यह अच्छी तरह से परिभाषित सिद्धांतों के एक सेट पर आधारित है, जिसका हर समय पालन किया जाता है ताकि एक विशेष तरीके से लेनदेन रिकॉर्ड करने के कारण पूरी तरह से समझा जा सके।

• (२) पुस्तपालन एक कला है क्योंकि यह एक ऐसी व्यवस्था से संबंधित है जिसकी प्रथाओं के अनुसार व्यापार लेनदेन को रिकॉर्ड करने में मानव कौशल और क्षमता महत्व रखती है।

• (३) धन पर विचार (Money Consideration) : इसका मतलब है कि सभी लेनदेन की रिकॉर्डिंग धन के संदर्भ में व्यक्त की जा सकती है। यह परिभाषा लेखा के निम्नलिखित तीन पहलुओं को आगे बढ़ाती है-

• (क) विश्लेषण: यह किसी समयावधि के दौरान किए गए विभिन्न खर्चों की पहचान करता है।
• (ख) वर्गीकरण: यह एक आम समूह में व्यय के समानताएं के समूह को प्रस्तुत करता है।
• (ग) रिकॉर्डिंग: यह मूल पुस्तकों में लेनदेन दर्ज करने और बाद में उन्हें एक अन्य सेट बुक में पोस्ट करने के लिए किया जाता है, जिसे खाता बही के नाम से जाना जाता है।

बुक–कीपिंग का लेखा की प्रक्रिया में शामिल दो महत्वपूर्ण कदमों के साथ संबंध है, ये हैं:

• (१) एक पुस्तिका में सभी व्यापार लेनदेन की रिकॉर्डिंग जो कि खाता-बही कहलाती है, और
• (२) सभी रिकॉर्ड लेनदेन को एडिथ बुक में पोस्ट करना जो कि 'जर्नल खाता' कहलाता है। संक्षेप में, एक विषय वस्तु तैयार करने का विवरण, जिसे 'ट्रायल बैलेंस' कहा जाता है।

• (१) अवधि के दौरान व्यापार के परिणाम जानने के लिए। किसी व्यवसाय का नतीजा लाभ या हानि हो सकता है।

• (२) किसी समय व्यापार की वित्तीय स्थिति जानने के लिए।

• (३) भविष्य में स्थायी संदर्भ के रूप में सेवा देने के लिए दी गई अवधि के लिए सभी रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए।

• (४) क्रेडिट आधार पर सामान लाए जाने के लिए

• (५) क्रेडिट आधार पर बेचे गए सामानों की राशि जानने के लिए।

• (६) संयुक्त पूँजी कंपनियों के मामले में विभिन्न कानूनों के प्रावधानों को पूरा करने के लिए, जिन्हें कंपनी अधिनियम १९५६ के प्रावधानों के अनुसार खाता तैयार करना होता है।

बुक कीपिंग की दो मुख्य विधियाँ हैं- सिंगल–एंट्री बहीखाता पद्धति और डबल–एंट्री बहीखाता पद्धति।

• सिंगल एंट्री सिस्टम (Single Entry System): सिंगल एंट्री वह सिस्टम बहीखाता पद्धति है जिसमें एक नियम के रूप में केवल नकदी और निजी खाते का रिकॉर्ड रखे जाते हैं, यह हमेशा से असंबद्ध डबल प्रविष्टि है जो परिधि के साथ बदलता रहता है।

• डबल एंट्री प्रणाली (Double Entry system): जैसे हम प्रत्येक व्यापार लेनदेन में दो पहलू पाते हैं, जैसे प्राप्त करने वाला पहलू और देय पहलू। इसी प्रकार इस प्रणाली के तहत, हर लेनदेन को दोबारा दर्ज किया जाता है, डेबिट पक्ष पर एक, अर्थात्, प्राप्तकर्ता और क्रेडिट पक्ष पर दूसरा, अर्थात, देय पहलू।

डबल एंटरटी सिस्टम की विशेषताएं

(क) यह एक लेनदेन के दो पहलुओं को रिकॉर्ड करता है।

(ख) यह एक लेनदेन के दोनों व्यक्तिगत और अवैयक्तिक पहलुओं को रिकॉर्ड करता है।

(ग) एक पहलू को डेबिट किया जाता है, जबकि इसके संबंधित पहलू को क्रेडिट दिया जाता है।

(घ) चूंकि सभी लेनदेन के डेबिट और क्रेडिट दोनों पहलू दर्ज हैं, कुल डेबिट और क्रेडिट कॉलम हमेशा समान होते हैं। यह खातों की अंकगणितीय सटीकता सुनिश्चित करता है।

सामान्यतः लोग बहीखाता-लेखन और लेखांकन के बीच काफी उलझे हुए हैं। कई बार अकाउंटेंट के कार्य को बुककीपिंग के साथ मिला दिया जाता है, जबकि बुककीपर्स, एकाउंटिंग की प्रक्रिया के दौरान पहले चरण का कार्य करते हैं। बुककीपिंग के अंतर्गत बुक-कीपर को प्रतिदिन के लेन-देन का तर्कसंगत लेखा-जोखा रखना होता है। जबकि अकाउंटेंट का कार्य उस लेखन का मूल्यांकन करना और वित्तीय चक्र के सुधार के बारे में परामर्श देने का होता है। अकाउंटेंट केवल प्रतिदिन के एकाउंटिंग के कार्य की नियमितता की ही जाँच नहीं करता बल्कि व्यापार के आगामी वित्तीय प्रक्षेपण और सलाहकार के रूप में भी अहम् भूमिका निभाता है। अकाउंटेंट और बुक-कीपर दोनों ही व्यापार के वित्तीय चक्र में अलग-अलग पड़ावों पर सहायक होते हैं, परन्तु इनकी कार्य प्रणाली और कर्तव्यों के आधार पर इनमे कुछ भिन्नता है, जो निम्नलिखित है-

• खाता-बही या लेजर (Ledger)

• आधारभूत बहीखाता पद्धति और रिकॉर्ड पद्धति