व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (BPM) एक ऐसा प्रबंधन दृष्टिकोण है, जिसका ध्यान ग्राहकों की ज़रूरतों और आवश्यकताओं के साथ संगठन के सभी पहलुओं के सुयोजन पर केंद्रित है। यह पूर्णतावादी प्रबंधन दृष्टिकोण है^[1] जो नवोन्मेष, लचीलापन, प्रौद्योगिकी के साथ एकीकरण के लिए प्रयास करते हुए, व्यापार में प्रभावकारिता और कार्यकुशलता को बढ़ावा देता है। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सतत रूप से प्रक्रियाओं में सुधार का प्रयास करता है। इसलिए इसे एक "प्रक्रिया अनुकूलन प्रक्रिया" के रूप में वर्णित किया जा सकता है। यह तर्क दिया गया है कि BPM संगठनों को प्रयोजनात्मक रूप से केंद्रित, पारंपरिक पदानुक्रमित प्रबंधन दृष्टिकोण की तुलना में और अधिक कुशल और अधिक प्रभावी और परिवर्तन के लिए अधिक सक्षम बनाता है।इससे व्यापार आसानी से संचालित किया जा सकता है।

एक व्यापार प्रक्रिया "सामान्य व्यावसायिक लक्ष्य की उद्देश्यपूर्ण प्राप्ति के लिए, उसके संबंद्ध किरदारों या सहयोगियों द्वारा निष्पादित, मूल्य-योजित गतिविधियों की श्रृंखला या नेटवर्क है।"^[2]ये प्रक्रियाएं किसी भी संगठन के लिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे राजस्व उत्पन्न करती हैं और अक्सर लागत के महत्वपूर्ण अनुपात का प्रतिनिधित्व करती हैं। एक प्रबंधकीय दृष्टिकोण के रूप में, (BPM) प्रक्रियाओं को किसी संगठन के सामरिक महत्व की परिसंपत्तियों के रूप में मानता है जिसे समझना, संचालित करना, ग्राहकों को मूल्य-योजित उत्पाद और सेवाएं प्रदान करने के लिए सुधारना ज़रूरी है। यह आधार अन्य कुल गुणवत्ता प्रबंधन या निरंतर सुधार प्रक्रिया पद्धतियों या दृष्टिकोण से बहुत ही मिलता-जुलता है। BPM यह कहते हुए एक क़दम आगे जाता है कि इस दृष्टिकोण का समर्थन किया जा सकता है, या प्रौद्योगिकी के माध्यम से सक्षम बनाया जा सकता है, ताकि तनाव और परिवर्तन के समय में प्रबंधकीय दृष्टिकोण की व्यवहार्यता सुनिश्चित हो सके. वस्तुतः, BPM संगठन में "बदलाव क्षमता" - दोनों मानवीय और तकनीकी, के एकीकरण के लिए एक दृष्टिकोण है। इस तरह, कई BPM लेख और पंडित अक्सर BPM की चर्चा एक या दो दृष्टिकोण से करते हैं: लोग और/या प्रौद्योगिकी.

मोटे तौर पर, प्रक्रिया (व्यवसाय) का विचार उतना ही पारंपरिक है जितना कार्य, विभाग, उत्पादन, निर्गम की अवधारणाएं. वर्तमान प्रबंधन और सुधार दृष्टिकोण, औपचारिक परिभाषा और तकनीकी मॉडलिंग के साथ, 1990 दशक के प्रारंभ से मौजूद रही हैं (देखें व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग). नोट करें कि IT समुदाय में, 'व्यापार प्रक्रिया' शब्द अक्सर मिडलवेयर प्रक्रियाओं के प्रबंधन; या अनुप्रयोग सॉफ़्टवेयर कार्यों के एकीकरण के पर्यायवाची के रूप में प्रयुक्त होता है। यह दृष्टिकोण अत्यधिक प्रतिबंधक लग सकता है। इसे ध्यान में रखना होगा, जब सॉफ़्टवेयर इंजीनियरिंग दस्तावेज़ पढ़े जा रहे हों, जिनमें 'व्यापार प्रक्रियाओं' या 'व्यापार मॉडलिंग' का संदर्भ दिया गया हो.

हालांकि BPM का प्रारंभिक ध्यान यांत्रिकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन पर था, इसे बाद से मानव चालित प्रक्रियाओं तक विस्तृत कर दिया गया, जहां श्रृंखलाओं में या यांत्रिकी प्रक्रियाओं के समानांतर मानवीय अन्योन्य क्रिया होती है। उदाहरण के लिए (वर्कफ़्लो सिस्टम में), जब व्यापार प्रक्रिया में एक व्यक्ति क़दम रखता है जहां मानवीय अंतर्ज्ञान या निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, इन चरणों को संगठन के समुचित सदस्यों को सौंपा जाता है।

मानव पारस्परिक-क्रिया प्रबंधन जैसे अधिक उन्नत रूपों में एक कार्यसमूह के कार्य को निष्पादित करने के लिए मानव कार्यकर्ताओं के बीच जटिल अन्योन्य क्रिया होती है। इस मामले में, कई लोग और प्रणालियां एक से अधिक कार्य-संपादन को पूरा करने के लिए संरचनाबद्ध, तदर्थ और कभी-कभी पूरी तरह गतिशील तरीकों से परस्पर-क्रिया करते हैं।

BPM का उपयोग संस्थाओं को विस्तृत परिदृश्यों के माध्यम से समझने के लिए किया जा सकता है, जो अन्यथा व्यवस्थित करने और प्रस्तुतिकरण के लिए उपलब्ध नहीं होगा. इन विचारों में शामिल है प्रक्रियाओं का एक दूसरे के साथ संबंध, जो प्रक्रिया मॉडल में शामिल किए जाने पर, उन्नत रिपोर्टिंग और विश्लेषण प्रदान करते हैं, जो अन्यथा उपलब्ध नहीं होते हैं। BPM को कुछ लोग उद्यम सामग्री प्रबंधन की रीढ़ मानते हैं।

क्योंकि BPM संगठनों को प्रौद्योगिकी आधारभूत संरचनाओं से व्यापार प्रक्रिया सार प्रस्तुति अनुमत करता है, यह व्यवसाय प्रक्रियाओं के स्वचालन (सॉफ्टवेयर) या व्यावसायिक समस्याओं (दावों) के समाधान से परे चला जाता है। BPM व्यवसाय को अपने प्रतियोगियों की तुलना में तेज़ी से, बदलते उपभोक्ता, बाज़ार और विनियामक मांगों के प्रति प्रतिक्रिया जताने में सक्षम बनाता है।

अभी हाल ही में, प्रौद्योगिकी ने सिक्स सिग्मा जैसी अन्य पद्धतियों के साथ BPM के युग्मन को अनुमत किया है। BPM उपकरण अब उपयोगकर्ता को निम्नलिखित की अनुमति देते हैं:

• परिभाषित करें - प्रक्रिया की आधार-रेखा रखें या प्रक्रिया में सुधार करें
• उपाय - प्रक्रिया को बदलने का अनुकरण करें
• विश्लेषित करें - इष्टतम सुधार के निर्धारण हेतु विभिन्न अनुकरणों की तुलना करें
• सुधारें - सुधार का चयन करें और लागू करें
• नियंत्रण - इस कार्यान्वयन को तैनात करें और उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित डैशबोर्ड्स के उपयोग द्वारा वास्तविक समय में सुधार पर नज़र रखें और अगली सुधार पुनरावृत्ति की तैयारी में अनुकरण मॉडल में निष्पादन सूचना भरें.

यह अपने साथ वास्तविक जीवन डेटा (माना हुआ ज्ञान नहीं) के आधार पर आपके व्यवसाय प्रक्रिया में परिवर्तन के अनुकरण को सक्षम बनाने का लाभ ले आएगा और उद्योग पद्धतियों से BPM का युग्मन उपयोगकर्ता को लगातार प्रक्रिया सरल और कारगर बनाने और उसका अनुकूलन अनुमत करता है ताकि वह अपनी बाज़ार की ज़रूरतों के मुताबिक सुसंगत हो जाए.^[3]

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन गतिविधियों को पांच वर्गों में रखा जा सकता है: डिज़ाइन, मॉडलिंग, निष्पादन, निगरानी और अनुकूलन.

प्रक्रिया डिज़ाइन में प्रचलित प्रक्रियाओं की पहचान और "भावी" प्रक्रियाओं की डिज़ाइन दोनों शामिल हैं। ध्यान केंद्रण के क्षेत्रों में शामिल हैं प्रक्रिया प्रवाह का प्रतिनिधित्व, उसके अंतर्गत अभिनेता, चेतावनियां और अधिसूचनाएं, वृद्धि, मानक संचालन प्रक्रियाएं, सेवा स्तर समझौते और कार्य सुपुर्दगी तंत्र.

अच्छी डिज़ाइन, प्रक्रिया के जीवन-काल में समस्याओं की संख्या कम करती है। भले ही मौजूदा प्रक्रियाओं पर विचार किया जाए या ना किया जाए, इस क़दम का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि एक सही और कुशल सैद्धांतिक डिज़ाइन तैयार की जाए.

प्रस्तावित सुधार मानव-से-मानव, मानव-से-प्रणाली और सिस्टम-से-सिस्टम वर्कफ़्लो हो सकता है और विनियामक, बाज़ार, या व्यवसाय द्वारा सामना की जा रही प्रतिस्पर्धी चुनौतियों को निशाना बना सकता है।

मॉडलिंग सैद्धांतिक डिजाइन लेता है और चर के संयोजन को प्रवर्तित करता है (जैसे, किराया या सामग्री की लागत में परिवर्तन, जो निर्धारित करते हैं कि प्रक्रिया विभिन्न परिस्थितियों में कैसे काम करती हैं।)

इसमें प्रक्रियाओं पर "what-if विश्लेषण" चलाना भी शामिल है: "क्या होगा यदि मेरे पास एक जैसा काम करने के लिए 75% संसाधन हैं?" "क्या होगा यदि मैं वही काम मौजूदा लागत के 80% पर करना चाहूं?".

प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के तरीकों में एक है ऐसा अनुप्रयोग विकसित करना या खरीदना जो प्रक्रिया के अपेक्षित चरणों को कार्यान्वित करें; तथापि, व्यवहार में, ये अनुप्रयोग विरले ही प्रक्रिया के सभी चरण सटीक और पूरी तरह कार्यान्वित करते हैं। एक और दृष्टिकोण है सॉफ्टवेयर और मानव हस्तक्षेप के संयोजन का उपयोग करना; लेकिन यह दृष्टिकोण अधिक जटिल है, जिससे प्रलेखन प्रक्रिया कठिन बन जाती है।

इन समस्याओं की प्रतिक्रिया के रूप में, सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है जो कंप्यूटर भाषा में परिभाषित करने योग्य संपूर्ण व्यापार प्रक्रिया (जैसा कि प्रक्रिया डिज़ाइन गतिविधि में विकसित किया गया) को सक्षम बनाता है जिसे कंप्यूटर पर सीधे कार्यान्वित किया जा सके. सिस्टम, व्यापार प्रचालनों के निष्पादन के लिए संबंधित अनुप्रयोगों में सेवाओं का उपयोग करेगा या (उदा. किसी ऋण के लिए चुकौती योजना का परिकलन) या, जब कोई चरण स्वचालन के लिए बहुत जटिल हो, मानव इनपुट मांगेगा. पिछले दृष्टिकोणों में से किसी भी एक की तुलना में, प्रक्रिया परिभाषा का सीधा कार्यान्वयन अधिक स्पष्ट होगा और इसलिए सुधार में आसान होगा. तथापि, प्रक्रिया परिभाषा के स्वचालन के लिए लचीलापन और व्यापक बुनियादी सुविधाओं की ज़रूरत है, जो आम तौर पर इन प्रणालियों के विरासती IT परिवेश में कार्यान्वयन को वर्जित करती है।

नियंत्रक व्यवहारों के लिए परिभाषा उपलब्ध कराने हेतु प्रणालियों द्वारा व्यापार नियमों का उपयोग किया गया है और प्रक्रिया कार्यान्वयन और प्रस्तावों को चलाने के लिए व्यापार नियम इंजन का उपयोग किया जा सकता है।

निगरानी में व्यक्तिगत प्रक्रियाओं की ट्रैकिंग शामिल हैं, ताकि उनकी स्थिति पर जानकारी आसानी से देख सकें और एक या अनेक प्रक्रियाओं के निष्पादन पर आंकड़े उपलब्ध कराए जा सकें. ट्रैकिंग का एक उदाहरण ग्राहक आदेश की स्थिति का निर्धारण करने में सक्षम किया जाना है (जैसे प्राप्त आदेश, वितरण प्रतीक्षित, प्रदत्त बीजक) ताकि इस प्रचालन की समस्याओं को पहचाना जा सके और सही कर सकें.

इसके अतिरिक्त, इस जानकारी का इस्तेमाल ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करने के लिए किया जा सकता है ताकि उनकी संबंधित प्रक्रियाओं में सुधार हो. आंकड़ों के उदाहरण हैं ग्राहक आदेश के त्वरित संसाधन पर उपाय जनित करना या पिछले महीने कितने आदेश संसाधित किए गए। ये उपाय तीन वर्गों में समाते नज़र आते हैं: समय चक्र, दोष दर और उत्पादकता.

निगरानी की मात्रा इस पर निर्भर होगी कि व्यवसाय द्वारा किस सूचना का मूल्यांकन और विश्लेषण अपेक्षित है और व्यवसाय उसकी कैसी निगरानी चाहता है, वास्तविक समय, सन्निकट वास्तिवक समय या तदर्थ. इधर, कारोबार गतिविधि निगरानी (BAM) निगरानी उपकरणों को प्रदान और विस्तारित करता है जो आम तौर पर BPMS द्वारा उपलब्ध कराए जाते हैं।

प्रक्रिया खनन प्रक्रिया निगरानी से संबंधित पद्धतियों और उपकरणों का संग्रह है। प्रक्रिया खनन का उद्देश्य है प्रक्रिया अनुरक्षण के माध्यम से निकाले गए घटना लॉग का विश्लेषण और एक a priori प्रक्रिया मॉडल के साथ उनकी तुलना. प्रक्रिया खनन प्रक्रिया विश्लेषकों को वास्तविक प्रक्रिया कार्यान्वयन और एक प्रायोरी मॉडल के बीच विसंगतियों का पता लगाने और बाधाओं के विश्लेषण को अनुमत करती है।

प्रक्रिया अनुकूलन में शामिल है मॉडलिंग या अनुरक्षण चरण से प्रक्रिया निष्पादन की पुनर्प्राप्ति; संभाव्य या वास्तविक बाधाओं की पहचान और लागत बचत या अन्य सुधारों के लिए संभाव्य अवसर; और फिर, प्रक्रिया की डिज़ाइन में उन संवर्द्धनों को लागू करना. समग्रतः, यह अधिक व्यापार मूल्य तैयार करता है।

जहां चरणों को एक चक्र के रूप में देखा जा सकता है, आर्थिक या समय की कमी प्रक्रिया को केवल कुछ पुनरावर्तनों तक ही सीमित करने की संभावना है। यह अक्सर उन मामलों में होता है जब किसी संगठन द्वारा, संगठनात्मक संस्कृति को बदलने के बजाय लघु से मध्यम अवधि के उद्देश्यों के लिए दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है। वास्तविक पुनरावृत्तियां केवल प्रक्रिया में भाग लेने वालों के सहयोगी प्रयासों के ज़रिए ही संभव हैं। अधिकांश संगठनों में जटिलता के लिए, इन दैनिक प्रक्रिया प्रबंधन चुनौतियों में, प्रक्रिया के सहभागियों को समर्थन देने के लिए समर्थ प्रौद्योगिकी की अपेक्षा होती है (नीचे देखें).

आज तक, कई संगठनों ने इस उद्देश्य के साथ अक्सर BPM परियोजना या कार्यक्रम शुरू किया है कि किसी ऐसे क्षेत्र का अनुकूलन किया जाए जिस क्षेत्र की सुधार के लिए पहचान की गई है।

वित्तीय क्षेत्र में, BPM यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि विनियामक अनुपालनों का अनुरक्षण करते हुए भी सिस्टम गुणवत्ता पूर्ण सेवा देता है।^[5]

संप्रति, कार्य के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानक केवल IT क्षेत्रों के लिए अनुप्रयोग तक ही सीमित हैं और ISO/IEC 15944 व्यवसाय के प्रचालन पहलुओं को आवृत्त करता है। तथापि, सर्वोत्तम प्रथाओं की संस्कृति के साथ कुछ निगम अपने परिचालन प्रक्रियाओं को विनियमित करने के लिए मानक प्रचालन कार्य-प्रणाली का इस्तेमाल करते हैं।^[6] इस समय अन्य मानकों पर काम किया जा रहा है ताकि BPM कार्यान्वयन की सहायता कर सके (BPMN, उद्यम संरचना, व्यापार प्रेरणा मॉडल).

कुछ लोग BPM प्रणाली या सेट (BPMS) को "पूरे BPM" के रूप में परिभाषित करते हैं। अन्य उद्यम सॉफ़्टवेयर पैकेजों के बीच गतिशील सूचना की महत्वपूर्ण अवधारणा को वर्णित करते हैं और तत्काल सेवा उन्मुख संरचना (SOA) के बारे में विचार करते हैं। इसके अलावा भी कुछ लोग परिभाषा को "मॉडलिंग... 'सही' प्रक्रिया तैयार करने के लिए," तक सीमित करेंगे (देखें व्यापार मॉडलिंग).

ये आंशिक जवाब हैं और तकनीकी प्रस्तुतियों का विकसित होना जारी रहेगा. BPMS पद संभवतः ना रहे. आज इसमें समर्थ प्रौद्योगिकी के माध्यम से प्रबंधकीय दृष्टिकोण के समर्थन की अवधारणा शामिल है। BPMS सभी हितधारकों को एक संगठन और उसके निष्पादन के बारे में ठोस समझ रखने में सक्षम बनाएं. BPMS ऊपर वर्णित जीवन-चक्र के दौरान व्यापार प्रक्रिया को बदलने की सुविधा प्रदान करें. यह गतिविधियों के स्वचालन, अन्य प्रणालियों के साथ सहयोग, एकीकरण, मूल्य श्रृंखला के माध्यम से सहयोगियों के एकीकरण आदि में सहायक होगा. उदाहरण के लिए, दैनिक कार्यों के आकार और जटिलता के लिए अक्सर कुशल मॉडल के लिए प्रौद्योगिकी के उपयोग की आवश्यकता है। ये मॉडल स्वचालन और व्यापार समस्याओं के समाधान की सुविधा प्रदान करते हैं। ये मॉडल व्यवसाय प्रक्रियाओं के अनुरक्षण और नियंत्रण में सहायता देने के लिए निष्पादन योग्य भी हो सकते हैं। अतः, कुछ लोग BPM को "सूचना प्रौद्योगिकी (IT) और व्यवसाय के बीच सेतु" के रूप में भी देखते हैं।^[]. वस्तुतः, एक तर्क दिया जा सकता है कि यह "समग्र दृष्टिकोण" संगठनात्मक और तकनीकी साइलों को जोड़ता है।

BPM सेट के चार महत्वपूर्ण घटक हैं:

• प्रक्रिया इंजन - मॉडलिंग के लिए एक ठोस मंच और प्रक्रिया-आधारित अनुप्रयोगों का निष्पादन, व्यापार नियम सहित
• व्यापार विश्लेषिकी - प्रबंधकों को रिपोर्ट और डैशबोर्ड्स के साथ व्यापार मुद्दे, प्रवृत्तियां और अवसरों की पहचान और तदनुसार प्रतिक्रिया करने में सक्षम बनाता है
• सामग्री प्रबंधन - संग्रहण और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों, छवियों और अन्य फ़ाइलों को हासिल करने के लिए एक प्रणाली प्रदान करता है
• सहयोग उपकरण - चर्चा मंचों, गतिशील कार्यस्थानों और संदेश बोर्डों के माध्यम से अंतरा- और अंतर्विभागीय संचार बाधाओं को हटाता है

BPM इन व्यापार चालकों को सहारा देने वाले कई महत्वपूर्ण IT मुद्दों का भी समाधान करता है, जिनमें ये भी शामिल हैं:

• एंड-टु-एंड प्रबंधन, ग्राहक का सामना करने वाली प्रक्रियाएं
• डेटा समेकन और संबंधित डेटा और सूचना तक दृश्यता और अभिगम बढ़ाना
• मौजूदा बुनियादी ढांचे और डेटा का लचीलापन और कार्यक्षमता बढ़ाना
• मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण और उभरती सेवा-उन्मुख संरचनाओं का नियंत्रण (SOAS)
• व्यापार-IT संरेखण के लिए एक आम भाषा की स्थापना

BPMS का मान्यकरण एक अन्य तकनीकी मुद्दा है जिसके बारे में विक्रेताओं और उपयोगकर्ताओं को जानने की ज़रूरत है, यदि नियामक अनुपालन अनिवार्य है।^[7] मान्यकरण कार्य या तो प्राधिकृत तीसरे पक्ष द्वारा या स्वयं उपयोगकर्ताओं द्वारा निष्पादित किया जा सकता है। दोनों ही तरह से, मान्यकरण प्रलेखन उत्पन्न करने की आवश्यकता होगी. मान्यकरण दस्तावेज़ आम तौर पर या तो आधिकारिक तौर पर प्रकाशित कर सकते हैं या उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रतिधारित किया जा सकता है।^[8]